摘要：对机关单位的公职人员来说，几乎每个人的工作日常都离不开会议，因此组织会议是每个机关人都必须具备的技能。特别是涉密会议，安全保密是会议组织者重点内容，会前必须做好保密预案，比如采购符合国家规定的保密柜、手机屏蔽柜等保密措施；会中监督与会人员，比如手机必须放置在手机屏蔽柜中；会后确保密件、会议内容不泄密，须回收保密资料到保密文件柜中。
无论是传达上级精神、研究重大事项、部署重要任务，还是总结工作、督导落实，都离不开会议活动这个载体，而扎实的准备工作是会议活动高质高效的基础和保障。为此，要以“准备早、准备全、准备细、准备万一”来做足做实做细各项准备工作，确保会议活动万无一失。
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党委办公室统筹协调的枢纽作用发挥得好不好，关键在于能否做到见事于早、思虑在先、谋划在前。
观全局早计划。“打好提前量，能做诸葛亮。”我们基于对往年工作的盘点梳理和规律总结，根据本年度中央、省委、市委的工作部署，按照“前瞻一年、计划一月、谋实一周”的会议活动预安排机制，将周期性和规定动作的年度会议活动分为组织筹办类和协调参与类，按季度、月份拟制年度会议活动总表，每月末拟制下月大表，每周五拟制下周周表，并结合新形势、新情况、新任务进行动态调整。在任何时间都要保持高度的政治敏锐性，增强会议活动安排的预见性。
抓双效早统筹。一个地区各系统、各部门都有各自的工作标准和具体工作要求，这其中少不了大量的、多头的会议活动。我们在筹备会议活动时聚焦“效率提升、效果达标”，立足解决形式主义问题，在年初、每月、每周分别统筹四套班子及各部门会议活动，整合召开会议时间、参会人员或涉及内容相同的会议，坚决不开没有实效性的例行会议，坚决不办干扰基层正常工作的活动，切实为基层减轻负担。
高标准早介入。早介入才能早进入状态、早发现问题。党办工作要化被动为主动，尤其是在筹办大型会议活动时，提前介入、全面了解情况，抓重点、破难点、疏堵点，把涉及的工作任务区分轻、重、缓、急铺排开来，做到“审大小而图之，酌缓急而布之”，环环相扣、有条不紊。同时，在办理一些惯例性的会议活动时，要以“每一次都是第一次”的态度，坚持早介入、早谋划，避免犯经验主义错误。
将“零差错、零失误”落实到各类会议活动的组织承办中，必须把各个方面都考虑到，不可遗漏任何一个环节。
制定标准规范。实践证明，工作要有标准化、可操作的制度规范，如果仅靠师傅带徒弟式的口口相传，就无法保证标准始终如一，而且也难免有疏漏。必须建章立制，从会议活动中总结规律，形成会议活动服务标准，让琐事不碎、繁而有序。
比如，将党委会等例行性会议与调研、考察、会商研判等活动清单化。在操作执行时，对照清单逐项对账销号，确保事事有人盯、有落实、有回应、有协作。
实施流程再造。按程序办事是提高工作效率和质量的重要保证，也是减少失误、避免错漏的有效方法。我们以筹办大型会议活动为契机，梳理所有环节，并将其工作一一分解，逐项列出。
比如，将承办会议的流程从会前的拟制会议方案、起草会议通知，会中的会议签到、会场服务，到会后的材料回收、纪要撰写、资料存档，按一定顺序全面涵盖，明确各环节工作内容、责任部门、标准要求、完成时限。
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党委办公室工作具有“100-1=0”的特质，必须时刻以如履薄冰的谨慎、一丝不苟的细致，认真关注大事中的一切细小之事。接手会议活动准备工作之时，就必须打起十二分精神，以认真负责的工作态度扎实干事。
分解细化。落实会议活动流程的各个环节需要周密细致的计划，拿出实实在在的办法，把大的目标细化为可操作的工作，使之更加具体、明确。
比如，会前的会场检查环节，可以分解细化为“查条幅会标、查桌椅座签、查话筒音响、查温度灯光、查文件材料、查用品附品”六项实地查看工作。
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严抠细节。会议活动的筹办能否达到预期的效果，关键在于对细节的设计与把握。把细节做到极致就是完美。在实践中，无论会议活动的大小，都要从细节入手，以细节制胜，把环节、步骤背后的标准要求精确到数字、精准到措施、精细到物品。
比如，会议桌椅搭配的高低差一般控制在30cm左右最为舒适；检查话筒音响时要在会场四角、前中后分别进行测听等。
要确保每次的会议活动都圆满成功，就必须以大概率思维应对小概率事件，尽可能把各种情况考虑到，备多手预案、做万全准备。
随时随势预判。实践中，一些会议活动总会有临时调整的地方。要时刻关注可能影响会议活动的最新情况，提前进行判断。
比如，在相邻地市出现新冠肺炎疫情的情况下，要考虑本市近期大型会议活动能否按时正常举办，如何做实做细疫情防控措施，会议形式是否可以改线下为线上等。
做足多手预案。不怕意料之中的情况出现一万次，就怕意料之外的偶然情况出现一次。在组织会议活动时，特别要对一些习以为常的、从未出现过问题的保障工作多准备几套预案。
比如，在电力保障上，除了安排正常检修，还要做好夏季用电高峰跳闸、区域临时检修的处置预案。在组织调研、观摩活动时，要做好随着行程变化、灵活增加或减少点位的预案。
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做实模拟预演。在筹办大型会议活动时，对可能出现的突发情况，要提前进行全要素预演。
比如，在参加人员众多尤其是有离退休老同志参加的活动中，很可能因身体、天气原因等出现突发情况，除了在现场安排医疗人员外，还应提前对救援过程进行演练，优化通信、安全通道、行进路线等内容，定人定物定责，确保在“万一”的情况下从容处置，确保会议活动圆满顺利。
文章来源：秘书工作
（作者系河南开封市委常务副秘书长、办公室主任）
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