高校是科技第一生产力、人才第一资源、创新第一动力的重要结合点，是防泄密反窃密的前沿阵地。近年来，随着高校涉密文件数量逐年增多，管理流程繁复、规范化精细化不足等问题愈加突显。清华大学党委办公室创新工作思路，在守住国家秘密安全底线的基础上，积极探索涉密文件管理的新思路新方法，切实推动保密管理水平不断提升。

健全管理体系 提升管理效能

涉密文件管理是一项政治性、业务性、系统性很强的工作，必须建立健全组织领导体系，完善各项规章制度，以切实有效的工作机制提升涉密文件管理的整体效能。

健全组织领导体系。为加强对保密工作的高位推动和统筹领导，由清华大学党委书记担任保密委员会主任，明确保密总监职责，对照“旗帜”“标杆”要求，严格贯彻落实党和国家保密工作方针政策。围绕习近平总书记对清华大学的重要讲话、指示批示、致信回信，梳理建立“一事一册”台账，引导全体党员干部提高思想认识，将涉密文件管理融入传达学习、贯彻落实的全过程。建立出文台账、传达学习台账、量化管理台账、批示抄清合订本等，确保每份涉密文件关联事务流程清晰、有迹可循。

建立逐级联动机制。制定修订《清华大学机要文件管理办法》，推动完善涉密文件管理的各项规章制度；成立机要文件归口管理联席会议机制，由保密管理办公室、党政类和军工类机要文件处理部门、机要文件收发部门参加，每学期定期研讨归口管理问题；强化跨部门协同工作机制，推动各二级单位明确机要主管、保密员和机要秘书的岗位责任，层层压实责任，加强监督检查，畅通信息反馈渠道，及时消除泄密隐患风险。

强化培训考核机制。校党委办公室在梳理全校涉密岗位的基础上，明确涉密文件管理人员的岗位职责，坚持先审后用、严进严出；每年有针对性地开展涉密文件管理专题培训，确保教育培训全覆盖；按照涉密文件收发登记台账，每学期完成所有单位涉密文件检查，针对涉密文件管理的整改事项制定台账、督办到底；注重奖罚分明，每年评选保密工作先进单位和先进个人，严肃查处出现违规情形的单位和个人。

创建信息系统 提升管理效率

面对涉密文件数量激增、管理程序复杂等情况，不仅要加大人力、物力、财力投入，更要借助信息化手段，以有效的信息系统提升涉密文件管理效率。

智能跟踪系统确保管理“全流程”。立足“出经验、出示范”的目标要求，全面梳理涉密文件流转过程中反复手写登记、实时追踪困难、借阅过程存在隐患等问题，广泛调研兄弟高校经验做法，汇总校内各单位需求和困难，整理制定问题清单、需求清单。2022年，清华大学建成涉密文件集成办公系统，依托机关公文二维码扫描实现文件信息快速采集，提升表单和台账制作效率，大大便利了借阅、统计等工作。该系统连接学校办公内网及智能文件交换箱，自动跟踪文件处理进程，有效提高了涉密文件流转的安全性和时效性。

涉密信息系统实现管理“模块化”。坚持向内深耕，在梳理涉密文件管理各流程各环节的基础上，发挥专家学者作用，面向基层一线寻计问策，深入研究提出解决实际问题的信息化方案。依托涉密文件集成办公系统，定制机要收发、文件流转、文件督办和量化统计等20多个信息模块，将“填不完的纸质表格”变为一目了然的统计界面，方便涉密文件信息的输入输出、查询督办、统计分析。采用信息化方式以来，涉密文件登记、查询、统计、导出工作量整体减少一半，需求响应效率大幅提升。

保密档案系统确保管理“底数清”。陆续建成20余个保密工作档案模块，不断推进工作档案管理科学化精细化。同时，探索建立涉密文件全过程管理的纵向台账，为涉密文件与其关联事务建立横向台账，纵横协同，确保管理到位、落实到位。在此基础上，每年及时做好立卷归档工作，建立分类分柜的电子化台账，定期查验核校 , 确保账账相符、账实相符，方便随时取用。

改进服务方式 提升管理效益

涉密文件管理工作技术性强、重复度高，校党委办公室作为涉密文件管理的总枢纽，必须结合实际多想一点、面向一线多做一点，在日常工作中注重抓细节、抓实效，切实帮助各单位分解工作压力。

打造交流平台，主动“请进来”。近年来，多次邀请兄弟高校保密工作专家来校开展专题讲座，就共性问题进行交流讨论；举办专题业务培训，邀请涉密文件管理先进单位代表分享交流；改造校党委办公室阅文接待空间，将阅文“小书桌”变为学习“工作台”，便于涉密人员前来办理文件、交流工作。

细化工作指南，注重“手把手”。校党委办公室将制度要求落实到具体流程，将多张单据整合到一张表单，对各单位开展“一对一”工作指导，实现收发、传递、批办、传阅、借阅、保管、清退和销毁的涉密文件全生命周期管理；编写《机要秘书工作手册》，明确机要秘书的工作职责、工作程序，提供一揽子办事表格及参考资料，化繁为简，确保“一册在手，办文不愁”。

走进基层一线，坚持“送上门”。近年来，校党委办公室主任带头，主动走访全校各相关二级单位，指导检查涉密文件管理工作；定期整理全校机要文件收发台账，按季度装订成册派送至各单位，便于其对照核查；定期组织上门回收、统一监销非密资料。校党委办公室的指导帮助和热心服务得到了各单位的普遍好评，获评学校“创新服务管理实效奖”，推动全校涉密文件管理在科学化规范化的道路不断前进。

文章来源：《保密工作》杂志