【保密知识】浅谈企业涉密档案的日常保密工作
作者:国保科技
时间:2022-12-13

企业涉密档案是企业的核心秘密,记录着企业的经营活动和决策问题的全过程,是企业的无形资产,关系到企业未来的兴衰与成败,因此,我们在做好企业档案管理工作的同时也要重视保密工作。今天我们就对企业涉密档案的保密工作提出一些措施。


保密知识

保密知识


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一、档案库房管理是涉密档案保管工作的重要前提
首先要加强库房的硬件设施管理,库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,档案库的库房门必须是专用的防盗保险门,窗户应专门加固,库房内外都要安装防盗监视器,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。库房内的消防设施要完备并定期由专业人员进行检查,并配有除湿机等设备,以防档案受潮;档案库房钥匙应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内,从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。
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二、严格履行密级文件归档程序
机要部门应定期对密级文件进行整理、清退、移交档案室归档,机要人员与档案管理人员双方要清点核对,并履行签字手续;档案管理人员必须按档案管理要求和保密规定分类整理、立卷归档。 
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三、加强涉密档案的借阅管理

借阅文件必须按审批借阅范围履行借阅登记手续,包括查阅人和查阅的基本内容等信息。借阅涉密文件经审批流程后,应在档案室指定位置完成查阅,由工作人员在场监督。归还时应清点好数量和类别,仔细检查,如发现泄密和遗失等情况应立即采取措施进行补救。涉密文档应与普通文档分开,涉密文档应存于保密柜中,以确保文档的安全性和保密性。需要销毁的文件应由单位的保密机构统一办理,销毁普通文档与涉密文档必须履行清点、登记、审批手续,建立销毁清册备查。除此之外,为防止文档丢失和泄密,还应建立完整的应急防范系统。 
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四、明确管理人员职责,提高其素质

企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点,为此,他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏,企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止头脑中秘密的泄露。 
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五、及时调整档案的密级

随着时间的推移和相关文件的贯彻执行,档案的密级也要随之发生变化,即解密、升密和降密。大多数文件是降密和解密的情况,有些档案是有保密时限的,超过了一定时限就进行解密,所以对档案的保密时限也要详细记录。而有些档案是因为原指导文件的变化导致其保密性的变化。我国档案的保存都遵循《保密法》,企业档案也不例外。随着档案保密制度日益健全,我们要建立划定密匙制度、调密通知单制度和涉密档案接收标准制度。

企业涉密档案保管工作的具体任务,就是“十二字原则”:不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏,就是使档案保管得完好无损,不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏,对已经破损的档案,要及时抢救。不丢失,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅要保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。不泄密,就是要求档案管理工作者时刻警惕,要有保密意识,守口如瓶,所保管的档案资料信息不外传。为此,涉密档案保管工作的任务既是光荣的,更是艰巨的。

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手机屏蔽柜

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随着互联网的发展,手机让我们的生活越来越方便。但与此同时,手机也给我们带来了许多烦恼。就比如,手机信息的泄露越来越严重,这不仅有可能给个人和企业造成经济损失,甚至有可能损害到国家的安全和利益。要知道,如今的科技十分发达,有的手机在制造时被植入特种程序,用户被窃听而不自知;有的手机内部软件被改造,手机从关机或待机状态转换为通话状态,在无振铃、无屏幕显示的情况下就可以将周围的声音发射出去,从而变成窃听器。想要防止手机信息泄露,可以在特殊场所将手机放置在手机屏蔽柜,从而解决重要手机信息的外泄问题。那么,手机屏蔽柜真的有这么神吗?手机屏蔽柜是在传统屏蔽柜的基础上加入了计算机智能技术的新型产品,它能够防止涉密的手机里面的信息被泄露出去,同时防止外面的电磁波对涉密手机进行恶意攻击以及干扰。值得一提的是,国保推出的手机屏蔽柜是由国家保密测评中心认证通过的,具有一定的品质保证。


保密柜

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保密文件柜不像保险柜一样,保险柜基本上存放的都是一些较小的贵重物品,而保密文件柜很多时候都要放置一些较大的文件,而且大多数时候都是放在公司的公众场合。这时候来来往往的人很多,所以首先一定要保证保密文件柜的锁具要好,不能像普通的文件柜那样采用简单的锁,最好使用的是电子密码锁,而且要经过国家保密局认证,这样才能保证保密文件柜的锁不会被轻易破坏

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