电子文件归档
电子文件归档鉴定，是指对电子文件划定保管期限，并对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行检测，检测合格方可归档。
保管期限
任何电子文件在归档时必须划定保管期限，划定依据应根据机构制定的保管期限表来进行。电子文件归档时，保管期限的划定既可在形成系统电子文件时划定，也可在电子档案管理系统中通过赋予“保管期限”元数据值的方式来划定。
确保电子文件和电子档案真实性、完整性、可靠性和可用性（简称“四性”）是电子文件归档和电子档案管理过程中的一大难题，目前尚无统一的规范和标准。
1.真实性和可靠性检测
主要是检测电子文件和电子档案来源可靠，内容是否被非法更改或非法调换，以及是否完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实。
检测方法如下：
① 收集归档前，采用加密算法对待归档电子文件进行认证，形成认证码。
② 电子档案管理系统接收到归档电子文件后，调用加密算法，将产生的认证码与原认证码进行比对，如果两次认证码不一致，应确定电子文件已被更改。
完整性检测
主要是检测电子文件和电子档案信息构成的完整，元数据的完整和特殊软硬件的完整性。 检测方法如下：
① 电子文件信息完整性检测。
将归档电子文件与电子文件应有的构成要素进行比较，凡缺少应有构成要素的电子文件均是不完整电子文件。如一份完整的文书类电子文件一般包括正本及其附件、签发单、修改稿等，如有缺失应认定为不完整。
② 元数据完整性检测。
将收集到的电子文件元数据与元数据定义项进行比较，凡缺少应有元数据元素的，应确定为元数据不完整。
③ 特殊格式电子文件所需的软硬件完整性检测。
对有些需要特殊软硬件支撑才能显示或处理的电子文件，归档时应检查其所依赖的软硬件是否与电子文件一同收集。
可用性检测
主要检测电子文件和电子档案的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
①电子文件和电子档案可识别性检测方法。
第一步：收集不可识别电子文件特征，形成特征库。
第二部：将收集归档的电子文件与不可识别电子文件特征库中的特征进行比对，符合不可识别电子文件特征的应确定为不可识别电子文件。
②存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性检查。
第一步：采用防病毒系统检查电子文件和电子档案有无病毒；防病毒系统的病毒库处于最新状态。
第二步：兼容性是指电子文件和电子档案案存储格式对特殊软硬件平台的依赖性。兼容性检查包括硬件和软件两个方面。由于当前尚无统一的检查方法，各企业可参照采用信息系统开发中的Beta测试法进行检查。
第三步：如果采用离线移交，还应对载体的完好性进行检查，即检查电子文件存储的载体有无损伤，可否正常使用。需检查的离线载体数量较少时，可采用人工检查，需检查离线载体数量较大时，应采用专用检查系统。
文章来源：CHN档案管理培训
作者：蔡盈芳
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